Projektplan

Planeringsarbetet inför ett projekt kräver en projektplan. En projektplan är en välorganiserad och planerad åtgärdsplan för att uppnå en specifik målsättning. I projektplanen definieras exempelvis:

• projektets syfte och målsättning
• de resurser som behövs för projektets genomförande
• projektets omfattning med delmomenten specificerade
• en tidsplan då projektet skall vara genomfört

Huvudsyftet med projektplaner är att förebygga att projekt misslyckas och att de genomförs enligt de ramar som är uppsatta såsom exempelvis budget, tid och kostnader. Även om en väl genomförd projektplanering inte kan garantera ett lyckosamt genomförande av ett projekt så kan lejonparten av fallgroparna undvikas. Projektplaner varierar till utformning och omfattning beroende på företagets storlek och verksamhet. Projektplanering passar stora som små företag eftersom en produktplan sparar tid och resurser helt oavsett organisationens storlek.

Att arbeta i projektform är lämpligt för de flesta processer i företaget. Exempelvis kan projektform vara en lämplig arbetsform vid införande av ett nytt IT-system, vid leverans av produkter och tjänster eller vid effektivisering av produktionen. Det finns egentligen ingenting som inte är lämpligt att genomföra i projektform under förutsättning att projektarbetet anpassas. Dock är en bra och detaljerad projektplan en förutsättning för att projektet skall bli framgångsrikt. Det är viktigt att ha en helhetsbild av projektet vid planeringsarbetet och att företagets projektplan ger en klar bild av projektets genomförande. Det är en fördel om ni under planeringsarbetet sätter upp delmål i tidsplanen. Delmålen måste vara mätbara och möjliga att uppnå i tid. Det är också viktigt att en projektredovisning görs när projektet är avslutat så företaget kan dra lärdom av erfarenheter inför nya projekt.

Misslyckas ert företag ofta vid genomförande av projekt så är det högst troligt att det är er projektplanering som brister. Om ni inte själva får rätsida på dessa problem så kan ni använda er av ett projektplaneringsverktyg som är ett användbart verktyg under förutsättning att ni köper ett projektplaneringsverktyg som passar er företagsorganisation. Det finns massor av olika projektplaneringsverktyg för att underlätta projektplaneringen och internet är en bra plats för att hitta rätt verktyg.